Какие отчёты нужны
Для бухгалтерии по автопарку важны не просто треки, а документы и сводки, которые помогают подтвердить пробег, расход топлива и служебные поездки. В TripScan это можно собрать на основе истории маршрутов, данных GPS-трека и сведений о времени выезда и возвращения.
Обычно бухгалтерии нужны отчёты по рейсам, списанию топлива, пробегу по каждому водителю и периоду, а также сводка по отклонениям от маршрута. Если вы работаете как фрилансер с наёмным транспортом, такие данные помогают аккуратно вести расходы и не искать информацию по чатам и заметкам.
Примеры отчётов
Отчёт по маршрутам показывает дату, транспорт, точку старта, финиш и весь путь между ними. Его удобно использовать, когда нужно подтвердить служебную поездку, сверить фактический маршрут с заданием и быстро найти спорный участок в треке водителя.
Отчёт по топливу нужен для учёта заправок и расхода. В TripScan удобно сравнивать пробег с заправками, смотреть отклонения и отмечать рейсы, где расход вышел за привычные рамки. Для бухгалтерии это понятная база для списания и сверки данных с первичными документами.
Как собрать данные
Сначала задайте в системе транспорт, водителей и периоды контроля. Затем выгружайте историю маршрутов и сводные данные по поездкам в нужном формате. Так бухгалтерия получит не набор разрозненных треков, а готовую картину по каждому автомобилю и каждому рейсу.
Чтобы отчёты не пришлось переделывать вручную, держите единый шаблон: дата, водитель, маршрут, пробег, простои, расход топлива и комментарий по отклонениям. TripScan помогает собрать эти данные в одном месте, а значит контроль транспорта и учёт становятся проще и для вас, и для бухгалтерии.
Что запомнить
Материал относится к разделу «Инструкция». Другие инструкции и обзоры собраны в разделе материалов. Условия использования каталога описаны на странице правил.